Technische Inspectie Module

Intro

Over TIM

"Informatie moet tegenwoordig direct beschikbaar zijn voor mens en organisatie, om zowel intern als extern snel en adequaat te kunnen reageren. Als dienstverlener in de vastgoedsector kennen wij als geen ander de processen binnen deze veranderende markt. Informatie moet direct en real-time beschikbaar zijn. Daarom heeft TriaCon een snelle mobiele applicatie ontwikkeld waarbij het werkproces van de organisatie de basis is voor de toepassing in plaats van andersom. Ook mensen die minder affiniteit hebben met digitale toepassingen kunnen er direct mee aan de slag. Kortom: snel, makkelijk en tegen minimale kosten. Wij vertellen u graag meer over alle mogelijkheden."
Bert Bruinsma, directeur TriaCon

TIM in het kort

TIM staat voor Technische Inspectie Module en is uw slimme hulp bij het inventariseren van niet planmatig onderhoud van reparatie- en mutatieonderhoud. Met TIM is het een kwestie van onderhoud in de woning signaleren, aanklikken en de opdracht verzenden voor uitvoering. TIM bespaart u zo tijd én geld.

Simpel

TIM is een allemansvriend en werkt op alle smartphones, tablets of desktopcomputers. De webapplicatie is verder zo eenvoudig te bedienen dat u er heel gemakkelijk uw weg in weet te vinden. Omdat TIM gekoppeld is aan een database, zijn gegevens supersnel op te zoeken en in te voeren. Per ruimte klikt u vervolgens de noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden aan. Een foto erbij? Geen punt, TIM voegt hem aan het opnameformulier toe.

Software as a Service (SAAS)

TIM ontzorgd, doordat TIM wordt aangeboden als een service heeft de klant geen zorgen over infrastructuur, backups en initiële investeringen met betrekking tot netwerk infrastructuur.

Standaarden

TIM is ontworpen aan de hand van leidende standaarden als CORA en VERA. Dit maakt het gemakkelijker om met andere softwarepakketten te interacteren, en leidt tot een uniformere manier van werken.

Koppeling

Doordat wij een onafhankelijke partij zijn, kunnen wij koppelen op elk gewenst systeem op de door het primaire ERP gewenste wijze. Wij zullen onze kant aanpassen aan het ERP systeem.

Processen

Inleiding

Bij TIM zijn de werkprocessen leidend, de techniek staat altijd in dienst van het uitvoerende proces. Wij streven ernaar om onze software zo in te richten dat zoveel mogelijk volgens het proces moet werken, tegelijkertijd moet de software zo flexibel mogelijk zijn om afwijkende situaties te kunnen bedienen.

Management dashboard

Doordat we veel informatie beschikbaar hebben in tim en de status daarvan bezit TIM een dashboard waarin de status van bijvoorbeeld een mutatie staat met het onderhanden werk en de status daarvan.

Mutaties

TIM is ontwikkeld om precies het proces van begin tot einde te volgen, op een flexibele, gebruiksvriendelijke en snelle manier.

  • Werkzaamheden kunnen vastgelegd worden vanuit een vast prijzenboek of op regie
  • Er kunnen foto’s los worden toegevoegd of direct gekoppeld aan werkzaamheden
  • Per werkzaamheid kan er aangegeven worden of de kosten voor de bewoner zijn
  • Mogelijkheid tot aftekenen op locatie
  • Registratie meterstanden

Reparaties

TIM voorziet ook het proces van reparatieverzoeken. Of dit gaat om een kleine reparatie of grotere klussen, TIM zorgt ervoor dat de registratie op een soepele manier verloopt. Kunt u in TIM een mutatie uitvoeren, dan hoeft u niets nieuws te leren wanneer u een reparatie wilt uitvoeren.

Opleveringen

Bij het opleveren van een woning aan een nieuwe huurder kunt u met TIM de staat van woning vastleggen met behulp van foto’s. Deze staat wordt dan vervolgens door de nieuwe huurder ondertekend en kan direct per e-mail verstuurd worden. Hiermee kunt u mogelijke onenigheden over de staat van woning gemakkelijk ondervangen.

Werkopdrachten

Na de inspectie en de inventarisatie van de werkzaamheden komt het verstrekken van aannemersopdrachten, deze werkzaamheden zijn niet altijd voor slechts één aannemer. TIM biedt de mogelijkheid om per opname meerdere werkopdrachten uit te zenden.

  • Bij eerste opname al werkzaamheden kunnen inplannen(keuken)
  • creëren van een aanbesteding
  • Het afmelden van werkzaamheden middels de portal door aannemers
  • per regel aan kunnen geven welke aannemer het werk gaat doen

Functionaliteiten

BAG integratie

Doordat we BAG hebben geïntegreerd zoekt u altijd op de nieuwste adressen, maandelijks verversen we ons bestand met het BAG databestand.

Productboek

TIM heeft baat bij een compleet en up to date productboek, in dit boek staan de activiteiten die de inspecteurs kunnen gebruiken bij hun opname, tevens zorgt een productboek voor duidelijke afspraken tussen de corporatie en de aannemer.

Dit productboek kan in overleg volledig worden opgesteld en ingevuld worden door ons, wij zorgen dan voor een aanbestedingsprocedure, op deze manier krijgt u de scherpst mogelijk prijsafspraak.

Standaard werkzaamheden

TIM richt processen in. Doordat er standaard werkzaamheden per vertrek aangegeven kunnen worden, worden de inspecteurs gestuurd om op een bepaalde manier hun werkzaamheden uit te voeren. Dit voorkomt dat zaken die belangrijk zijn worden vergeten.

Automatisch aanvullen

Iedereen heeft dat wel eens; hoe wordt precies die activiteit genoemd? of kan niet precies op de juiste zoekterm komen. Om dit te vergemakkelijken heeft TIM automatisch aanvullen TIM vult de juiste zoekterm aan en zoekt daarom heel gemakkelijk door de databestanden.

Continu opslaan

TIM heeft geen opslaan button, TIM slaat continu op! Door het continu opslaan principe word het opslaan gespreid over de volledige opname. Bij geen verbinding kunt u gewoon door met de opname en als de verbinding dan terug is word de data opgeslagen.

Foto functionaliteit

Foto's in een opname zijn erg belangrijk om situaties te verduidelijken of om als bewijslast te dienen. daarom kan er in TIM foto's worden gemaakt met de tablet computer en gekoppeld aan werkzaamheden en of opleveringen.

Handtekeningen

Na een opname, of het nou een reparatie verzoek, mutatie en of een oplevering kan er een handtekening worden gezet te bevestiging. Dit alles word vervolgens in een PDF document opgeslagen met de afspraken, activiteiten en de gemaakte foto's.

E-mail functionaliteit

Standaard zit er in TIM een email functionaliteit waarin de opname direct naar de huurder, en of collega kan worden gemaild.

Rolgerichte gebruikers

Doordat TIM op rollen is gebaseerd is het erg simpel om de applicatie in te richten op functies. er kan op een gemakkelijke manier worden geregeld wat een gebruiker wel of niet kan.

Succesformule

Road to success

Wij willen dat ieder traject succesvol en gestructureerd verloopt daarom hebben wij een zogenaamde roadmap tot succes ontwikkeld, door deze stappen te opvolgen zal het hele traject soepel verlopen.

Fase 1 planning

1.1 Opstellen voorlopige planning

Voorafgaand aan een implementatietraject worden uitvoeringsafspraken gemaakt en in een planning verwerkt. TriaCon zal aangeven welke stappen worden doorlopen en wanneer werkzaamheden gereed zijn, of wanneer er van de klant een actie wordt verwacht. Hierdoor wordt in overleg bepaald wanneer er contactmomenten zijn en wanneer er bepaalde onderdelen gereed zijn, getest kunnen worden en opgeleverd kunnen worden. Alle afspraken zullen in een voorlopige planning worden vastgelegd.

1.2 Gebruikers inventarisatie (bepalen key users)

Om te kunnen bepalen op welke wijze de applicatie ingericht moet worden zal er een inventarisatie plaatsvinden van de gebruikers van de module. Er wordt gekeken wie de ‘key-users’ zijn van de applicatie. Wanneer er specifieke gebruikers zijn dan dient dit in deze fase te worden vastgelegd.

1.3 Bepalen contactmomenten

Om de fasering van het project in goed te laten verlopen en in een vloeiende werkgang uit te voeren is het belangrijk dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de verschillende faseringen binnen het proces. Vooraf worden daarom vaste contactmomenten bepaald locatie, op deze momenten zitten we bijeen met de key-users om de voortgang te bespreken en wij verwerken het commentaar van deze gebruikers.


Fase 2 inventarisatie

2.1 Proces inventarisatie

De bestaande (werk)processen die raakvlakken hebben met de processen van de module worden in kaart gebracht zodat hier binnen de implementatie rekening mee kan worden gehouden in welke mate dit het proces beïnvloed. Voor de deze inventarisatie is informatie over de interne bedrijfsspecifieke processen belangrijk. Hierover wordt met de klant vooraf overleg gepleegd.

2.2 Huidige systemen inventarisatie

Om een goede werking mogelijk te maken wordt een inventarisatie gemaakt van de (primaire) systemen waar TIM eventueel mee moet gaan communiceren en/of data moet uitwisselen. Hierbij moet worden gedacht aan het primaire systeem van administratie en documentbeheersystemen, en managementinformatiesystemen. Bepaald moet worden of een uitwisseling van data mogelijk is.

2.3 Maatwerk bepalen

Nadat de processen zijn geïnventariseerd en bepaald is, op welke wijze deze in de nieuwe situatie moeten lopen, kan er worden bepaald of er klant specifiek maatwerk wenselijk is. Het maatwerk wordt vooraf bepaald. Speciale toepassingen en features kunnen binnen TIM worden gedefinieerd.

2.4 Definitieve planning bepalen

Na de inventarisatie kan een definitieve planning worden opgesteld. Het implementeren van de module kan doorgaans vrij snel plaats vinden (doorlooptijd tussen de 4 en 8 weken) maar is erg afhankelijk van de inzet en snelheid waarmee de organisatie intern de nieuwe werkwijze kan hanteren en processen kan toepassen.

2.5 Training key users

Door op voorhand de key-users te gaan opleiden, wordt het testtraject makkelijker en tot een minimum beperkt.


Fase 3 Implementatie

3.1 Activiteiten boek opstellen

Omdat de implementatie van TIM baat heeft bij een goed opgesteld produktplan wordt er met de medewerkers in het veld uitvoerig getest en meegelopen om praktische werkwijze en ervaringen te verwerken binnen de module.

3.2 Ontwikkelen eventueel maatwerk

Het bepaalde maatwerk in fase 1 word in deze fase ontwikkeld. Programmeerwerk voor maatwerktoepassingen vinden zoveel mogelijk binnen de planningsperiode plaats en worden pas geactiveerd wanneer deze uitvoerig op een juiste werking zijn getesti.

3.3 Koppelingen realiseren

Nadat het maatwerk is gerealiseerd is en de module operationeel is dan wordt er een koppeling tot stand gebracht. Hiervoor kan het mogelijk zijn dat de opdrachtgever contact opneemt met de leverancier van het primaire systeem. De technische werking van de koppelingen worden wel in een eerder stadium getest.


Fase 4 training + nazorg

4.1 Training op locatie verzorgen 1 dag

Gedurende het proces worden medewerkers al betrokken bij het project. Een training op locatie maakt onderdeel uit van de oplevering. Hoewel de module op een logische en natuurlijke wijze is opgebouwd is het van belang dat alle vragen omtrent de werking worden gesteld. Dit geeft de gebruikers het vertrouwen in de werking en toepassing.

4.2 Evaluatie

Wij hechten veel waarde aan het gebruiksgemak van de module. Hoewel de servicedesk altijd geconsulteerd kan worden wordt een evaluatie na ongeveer 3-4 weken na ingebruikname ingepland. Wanneer er onverhoopt nog aanpassingen nodig zijn of een optimalisatie gewenst is dan kan dat in deze periode plaatsvinden. Grote aanpassingen zijn hier niet nodig.

Kosten

Eenmalige licentie kosten

De eenmalige aanschafkosten zijn afhankelijk van uw behoefte. U betaalt enkel voor de modules die u wenst te gebruiken.

Module Kosten
Basis € 6.500,-
Mutaties € 2.000,-
Reparaties € 2.000,-
Opleveringen € 2.000,-
Werkopdrachten € 3.500,-

In de basiskosten zijn opgenomen:

  • Gereed maken en instellen van de externe server
  • Inrichten applicatie:
    • Samenstellen prijzenboek
    • Inlezen klantdata
    • Aanmaken gebruikers en rechten
    • Verdere hulp bij instellen
  • Observatie / meelopen met de woonmakelaar of opzichter om het werkproces in kaart te brengen en zo nodig aanpassingen maken in de indeling van de invoerschermen
  • Dagdeel trainen en oefenen onder begeleiding (basisinstructie)

Terugkerende kosten

U betaalt per kwartaal een vast bedrag per gebruiker van € 27,- per maand.

Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW

Contact

Wilt u een demo aanvragen of om andere redenen contact met ons opnemen, gebruik dan onderstaand formulier of neem rechtstreeks contact met ons op.

E-mailadres
Bericht

TriaCon B.V.

Bezoekadres: Bezembinder 12A-B, 3861 SL Nijkerk
Postadres: Postbus 171, 3860 AD Nijkerk
Telefoonnummer: 033 2461330